Workflow für Abschlussarbeiten und Projekte

1. Beginn der Arbeit / des Projektes

1.1 (Betreuer) Google Doc anlegen, inklusive ein paar Basisinfos

1.1.1 Name des Google Doc = Vorname Nachname des Studierenden.

1.1.2 Sharen mit Heike (hhaegle@gmail.com) und Frank (nirlad@gmail.com) und Hannah (bast.hannah@gmail.com)

1.1.3 Folgende Info muss im Google Doc stehen:

RZ Account (Initialen + laufende Nummer)
Informatik Account (in der Regel die ersten sieben Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen)
E-Mail Adresse (unter der die Leute primär erreichbar sind)
RAM-Bedarf
Platzbedarf
Tatsächlicher Beginn der Arbeit (in der Regel ungleich offizielle Anmeldung beim Prüfungsamt)
Geplantes Ende der Arbeit

1.2 (Heike) Einträge in die Tabelle

1.2.1 In der HiWi Tabelle die folgenden Spalten ausfüllen: Name, Typ, Thema, Betreuer, Start LS, Ende LS (bitte konsistent zu den anderen Einträgen). Falls zum Ende nicht im Google Doc steht, einfach den normalen Bearbeitungszeitraum (Bachelorarbeit: 3 Monate, Masterarbeit: 6 Monate, Bachelorprojekt: 3 Monate, Materprojekt: 3 Monate) nehmen plus 2 Monate Puffer.

1.2 (Frank) Rechner und Ressourcen

1.2.1 (Frank) Unterordner im SVN anlegen + Spalte SVN in der Tabelle setzen (bitte konsistent zu den anderen Einträgen)

ssh dal-ri@ustica
cd /nfs/raid3/student-projects-svn oder student-theses-svn
svn mkdir <vorname>-<nachname>   # Bitte genau so, im Zweifelsfall andere Ordner anschauen.
svn commit -m "New subfolder for <bachelor or master> <project or theses>" <vorname>-<nachname>

Zur Kontrolle: das entsprechende Verzeichnis sollte man dann sehen unter student-projects bzw. student-theses.

1.2.2 (Frank) Rechte vergeben:

ssh root@mumin
vim /etc/apache2/dav_svn.authz
Unterordner für den RZ-Account des Studierenden (Initialen + laufende Nummer) und für den Betreuer les- und schreibbar machen (= rw); siehe andere Beispiele dort.

Anmerkung: wenn die Leute drauf bestehen, Ihre Sachen auf GitHub o.ä. zu entwickeln, dann sollte im SVN wenigstens ein README.txt stehen, in dem das erklärt wird. Das PDF der Arbeit und ggf. der Präsentation sollte aber auf jeden Fall ins SVN.

1.2.3 (Frank) Rechner zuweisen (im Zweifelsfall bei der Person nachfragen)

Rechner für den Account des Studierenden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen) freischalten. Der Accountname ist in der Regel: die ersten sieben oder alle Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen, alles kleingeschrieben.

Übersicht über alle Rechner: hier.

1.2.4 (Frank) Bei Bedarf, Verzeichnis unter /nfs/raid5 anlegen

Falls große Datenmengen benötigt werden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen), Unterverzeichnis in \nfs\raid5 anlegen, mit dem Namen des Accounts (bitte unbedingt genauso nennen wie der Account). Sollten die Daten unwichtig aber schnell zugreifbar sein, lohnt sich auch ein lokales Verzeichniss auf dem jeweiligen Rechner.

1.2.5 (Frank) In der Tabelle die folgenden Spalten füllen: Account, RZ Account, Alias, Rechner, RAM, Verzeichnisse, SVN (dabei bitte auf Konsistenz zu den Einträgen, die schon da sind, achten).

1.2.6 (Frank) Mail an den Studierenden schicken, dass alles eingerichtet ist

1.2.7 (Frank) Account in ad-hiwis oder ad-students eintragen

2. Ende

2.1 (Betreuer) Das Ende wie folgt signalisieren

2.1.1 Bei Abschlussarbeiten: Vortragsankündigung nach dem üblichen Muster (Mail mit Betreff "... @ Küche") an ad-all@informatik.uni-freiburg.de .

2.1.2 Bei Projekten: Mail an Heike, mit Hannah im Cc, mit der Note.

2.2 (Heike + Frank) Einträge

2.2.1 (Heike) In die HiWi Tabelle eintragen: Spalten "Start OFF", "Ende OFF", "Ende LS", "Vortrag", "Gutachten", "Ergebnis".

2.2.2 (Heike) Prüfen, ob alles im SVN ist (Code, Ergebnisse, schriftliche Arbeit bzw. Webseite, Vortrag ... also eigentlich alles, außer große Datenmenge, die sollten auf dem raid liegen, falls vorhanden). Falls nicht, die betreffende Person anschreiben, mit Betreuer und Hannah auf dem Cc.

2.2.3 (Heike) Die Arbeit in die Forschungsdatenbank (Abschlussarbeiten) bzw. auf unseren Webseiten (Projekten) einstellen. Überprüfen, ob auf den Webseiten auch alles gut aussieht.

2.2.4 (Frank) Account aus ad-hiwis oder ad-students austragen