Workflow für Abschlussarbeiten und Projekte

A. Ein leeres Feld in der Tabelle sollte immer nur bedeuten, dass die Zeit für diesen Eintrag noch nicht da ist (zum Beispiel: Ende des Projektes).

B. Bei allen anderen Feldern sollte --- stehen wenn das Feld hier nicht relevant ist bzw. nicht benötigt wird (z.B. bei Projekt kein Gutachten, oder die Leute brauchen keine lokale Maschine bei uns).

C. Wenn eine Info erforderlich ist, TODO reinschreiben. Gerne auch im Google Doc (oben) vermerken! Alle Projekte und Abschlussarbeiten sollten ein Google Doc haben, zur Note ein kurzes wo z.B. drin steht, dass die Leute ihre Arbeit bei Firma X schreiben. Können auch Heike oder Frank anlegen (und mit Betreuer und Student sharen).

1. Beginn der Arbeit / des Projektes

1.1 (Betreuer) Google Doc anlegen, inklusive ein paar Basisinfos

1.1.1 Name des Google Doc = Vorname Nachname des Studierenden und in Klammern, ob es ein Projekt oder eine Abschlussarbeit ist oder beides. Beispiel: Nurzum Testen (Bachelorprojekt + Bachelorarbeit).

1.1.2 Sharen mit Heike (hhaegle@gmail.com) und Frank (nirlad@gmail.com) und Hannah (bast.hannah@gmail.com)

1.1.3 Folgende Info muss im Google Doc stehen:

RZ Account (Initialen + laufende Nummer)
Informatik Account (in der Regel die ersten sieben Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen)
E-Mail Adresse (unter der die Leute primär erreichbar sind)
SVN (vorname-nachname, bitte auf Konstistenz achten!)
RAM-Bedarf
Platzbedarf
Tatsächlicher Beginn der Arbeit (in der Regel ungleich offizielle Anmeldung beim Prüfungsamt)
Geplantes Ende der Arbeit

1.2 (Heike) Einträge in die Tabelle

1.2.1 In der HiWi Tabelle die folgenden Spalten ausfüllen: Name, Typ, Thema, Betreuer, Start LS, Ende LS (bitte konsistent zu den anderen Einträgen). Falls zum Ende nicht im Google Doc steht, einfach den normalen Bearbeitungszeitraum (Bachelorarbeit: 3 Monate, Masterarbeit: 6 Monate, Bachelorprojekt: 3 Monate, Materprojekt: 3 Monate) nehmen plus 2 Monate Puffer.

1.2 (Frank) Rechner und Ressourcen

1.2.1 (Frank) Unterordner im SVN anlegen + Spalte SVN in der Tabelle setzen (bitte konsistent zu den anderen Einträgen)

ssh dal-ri@ustica
cd /nfs/raid3/student-projects-svn oder student-theses-svn
svn mkdir <vorname>-<nachname>   # Bitte genau so, im Zweifelsfall andere Ordner anschauen.
svn commit -m "New subfolder for <bachelor or master> <project or theses>" <vorname>-<nachname>

Zur Kontrolle: das entsprechende Verzeichnis sollte man dann sehen unter student-projects bzw. student-theses.

1.2.2 (Frank) Rechte vergeben:

ssh root@mumin
vim /etc/apache2/dav_svn.authz
Unterordner für den RZ-Account des Studierenden (Initialen + laufende Nummer) und für den Betreuer les- und schreibbar machen (= rw); siehe andere Beispiele dort.

Anmerkung: wenn die Leute drauf bestehen, Ihre Sachen auf GitHub o.ä. zu entwickeln, dann sollte im SVN wenigstens ein README.txt stehen, in dem das erklärt wird. Das PDF der Arbeit und ggf. der Präsentation sollte aber auf jeden Fall ins SVN.

1.2.3 (Frank) Rechner zuweisen (im Zweifelsfall bei der Person nachfragen)

Rechner für den Account des Studierenden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen) freischalten. Der Accountname ist in der Regel: die ersten sieben oder alle Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen, alles kleingeschrieben.

Übersicht über alle Rechner: hier.

1.2.4 (Frank) Bei Bedarf, Verzeichnis unter /nfs/raid5 anlegen

Falls große Datenmengen benötigt werden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen), Unterverzeichnis in \nfs\raid5 anlegen, mit dem Namen des Accounts (bitte unbedingt genauso nennen wie der Account). Sollten die Daten unwichtig aber schnell zugreifbar sein, lohnt sich auch ein lokales Verzeichniss auf dem jeweiligen Rechner.

1.2.5 (Frank) In der Tabelle die folgenden Spalten füllen: Account, RZ Account, Alias, Rechner, RAM, Verzeichnisse, SVN (dabei bitte auf Konsistenz zu den Einträgen, die schon da sind, achten).

1.2.6 (Frank) Mail an den Studierenden schicken, dass alles eingerichtet ist

1.2.7 (Frank) Account in ad-hiwis oder ad-students eintragen

2. Ende

2.1 (Betreuer) Das Ende wie folgt signalisieren

2.1.1 Bei Abschlussarbeiten: Vortragsankündigung nach dem üblichen Muster (Mail mit Betreff "... @ Küche") an ad-all@informatik.uni-freiburg.de (so dass es insbesondere auch Heike und Frank bekommen).

2.2.2 Das Verzeichnis /local/data/<username> umbenennen in /local/data/<username>.DELETE_ON_<DDMMYYY>. Erst danach prüfen, ob der ganze Setup / Code auch funktioniert (er sollte nur mit den Sachen in /nfs/students funktionieren und nicht von Sachen in /local/data abhängen). Fall keine Rechte zum Umbenennen, Mail an Frank mit gewünschtem Löschdatum (ein paar Monate nach Ende der Arbeit, zur Sicherheit).

2.1.3 Bei Projekten: Mail an Heike, mit Hannah im Cc, mit der Note. Bei der Gelegenheit klären, ob auf das Projekt eine Abschlussarbeit folgt (bei uns inzwischen der Normalfall). Dann separater Vorgang für die Abschlussarbeit (erstmal mit demselben Arbeitstitel und dem selben Google Doc, aber halt). Dateien für die Projektwebseite unter /nfs/raid3/publications/student-projects/<project-name> ablegen (entweder als Ordner oder symbolischen Link). Die Webseite ist dann unter http://ad-publications.informatik.uni-freiburg.de/student-projects/<project-name>/ erreichbar.

2.2 (Heike + Frank) Einträge

2.2.1 (Heike) Prüfen, ob folgende Komponenten im SVN vorhanden sind:

PDF der schriftlichen Arbeit und Quelldateien dazu (.tex etc)
PDF oder PPT des Vortrages und evtl. Quelldateien dazu
Code
Dateien unter /nfs/students/<firstname-lastname>, siehe Reproducibility. Unter Windows: \\ad-smb\students
Webseite (bei Projekt)

Es geht nur darum, zu schauen, ob es da ist, nicht ob es inhaltlich korrekt ist. Falls nicht, die betreffende Person anschreiben, mit Betreuer auf dem Cc.

2.2.2 (Heike) Die Arbeit in die Forschungsdatenbank (Abschlussarbeiten) bzw. auf unseren Webseiten (Projekten) einstellen. Überprüfen, ob auf den Webseiten auch alles gut aussieht.

2.2.3 (Heike) In die HiWi Tabelle eintragen: Spalten "Start OFF", "Ende OFF", "Ende LS", "Vortrag", "Gutachten", "Ergebnis". Den "Status" auf "abgeschlossen" ändern.

2.2.4 (Frank) Account aus ad-hiwis oder ad-students austragen. In der HiWi Tabelle, die entsprechende Zeile in den Reiter "Abgeschlossen" verschieben. Bitte darauf achten, die Formatierung nicht zu zerschießen!

2.2.6 (Heike) Note ins HISinOne eintragen. Grund, warum dass erst ganz am Ende kommt: dann ist sichergestellt, dass die vorherigen Punkte alle erledigt sind. Und solange die Leute ihre Note noch nicht haben, werden sie sich melden.