Workflow für Abschlussarbeiten und Projekte

1. Beginn der Arbeit / des Projektes

1.1 (Betreuer) Google Doc anlegen

1.1.1 Name des Google Doc = Vorname Nachname des Studierenden.

1.1.2 Sharen mit Heike (hhaegle@gmail.com) und Frank (nirlad@gmail.com) und Hannah (bast.hannah@gmail.com)

1.1.3 Ins Google Doc den RZ Account schreiben (Initialen + laufende Nummer)

1.1.4 Ins Google Doc die E-Mai Adresse schreiben, unter der die Leute primär erreichbar sind.

1.2 (Heike) Einträge in die Tabelle

1.2.1 Die folgenden Spalten ausfüllen: Name, Typ, Thema, Betreuer, Start (LS und OFF) (bitte konsistent zu den anderen Einträgen)

1.2 (Frank) Rechner und Ressourcen

1.2.1 (Frank) Unterordner im SVN anlegen + Spalte SVN in der Tabelle setzen (bitte konsistent zu den anderen Einträgen)

ssh dal-ri@ustica
cd /nfs/raid3/student-projects-svn oder student-theses-svn
svn mkdir <vorname>-<nachname>   # Bitte genau so, im Zweifelsfall andere Ordner anschauen.
svn commit -m "New subfolder for <bachelor or master> <project or theses>" <vorname>-<nachname>

Zur Kontrolle: das entsprechende Verzeichnis sollte man dann sehen unter student-projects bzw. student-theses.

1.2.2 (Frank) Rechte vergeben:

ssh root@mumin
vim /etc/apache2/dav_svn.authz
Unterordner für den RZ-Account des Studierenden (Initialen + laufende Nummer) und für den Betreuer les- und schreibbar machen (= rw); siehe andere Beispiele dort.

Anmerkung: wenn die Leute drauf bestehen, Ihre Sachen auf GitHub o.ä. zu entwickeln, dann sollte im SVN wenigstens ein README.txt stehen, in dem das erklärt wird. Das PDF der Arbeit und ggf. der Präsentation sollte aber auf jeden Fall ins SVN.

1.2.3 (Frank) Rechner zuweisen (im Zweifelsfall bei der Person nachfragen)

Rechner für den Account des Studierenden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen) freischalten. Der Accountname ist in der Regel: die ersten sieben oder alle Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen, alles kleingeschrieben.

Übersicht über alle Rechner: hier.

1.2.4 (Frank) Bei Bedarf, Verzeichnis unter /nfs/raid5 anlegen

Falls große Datenmengen benötigt werden (sollte im Google Doc stehen, im Zweifelsfall nachfragen), Unterverzeichnis in \nfs\raid5 anlegen, mit dem Namen des Accounts (bitte unbedingt genauso nennen wie der Account). Sollten die Daten unwichtig aber schnell sein lohnt sich auch ein lokales Verzeichniss auf dem jeweiligen Rechner.

1.2.5 (Frank) Mail an den Studierenden schicken, dass alles eingerichtet ist

1.2.6 (Frank) Account in ad-hiwis oder ad-students eintragen

1.2.7 (Frank) In der Tabelle die folgenden Spalten füllen: Account, RZ Account, Alias, 'Rechner, RAM, Verzeichnisse, SVN (dabei bitte auf Konsistenz zu den Einträgen, die schon da sind, achten).

2. Ende

2.1 (Betreuer) Das Ende wie folgt signalisieren:
2.1.1 Bei Abschlussarbeiten: Vortragsankündigung nach dem üblichen Muster (Mail mit Betreff "... @ Küche") an ad-all@informatik.uni-freiburg.de .
2.1.2 Bei Projekten: Mail an Heike, mit Hannah im Cc, mit der Note.
2.2 (Heike + Frank) Die entsprechenden Eintragungen vornehmen:
2.2.1 (Heike) In die HiWi Tabelle eintragen: Spalten "Ende", "Vortrag", "Gutachten", "Ergebnis"
2.2.2 (Heike) Prüfen, ob alles im SVN ist (Code, Ergebnisse, schriftliche Arbeit bzw. Webseite, Vortrag ... also eigentlich alles, außer große Datenmenge, die sollten auf dem raid liegen, falls vorhanden). Falls nicht, die betreffende Person anschreiben, mit Betreuer und Hannah auf dem Cc.
2.2.3 (Heike) Die Arbeit in die Forschungsbank (Abschlussarbeiten) bzw. auf unsere Webseiten (Projekten) einstellen. Überprüfen, ob auf den Webseiten auch alles gut aussieht.
2.2.4 (Frank) Account aus ad-hiwis oder ad-students austragen (Frank)

Gedanken

Ablaufplan:
neuer Hiwi oder Bachelor/ Master Projekt oder Theses 1. Beginn
1.1 (Betreuer) Google Doc anlegen (mit dem vollen Namen des Studierenden)
1.2 (Betreuer oder Frank) Unterordner im SVN, unter student-projects oder student-theses. Names des Unterordners ist <vorname>-<nachname>. In mumin:/etc/apache2/dav_svn.authz den Unterordner für den RZ-Account des Studierenden (Initialen + laufende Nummer) und für den Betreuer les- und schreibbar machen (= rw).
1.3 (Frank oder Betreuer) geeigneten Rechner suchen (Übersicht über alle Rechner hier, Übersicht über die laufenden Arbeiten unter Google Sheet und für den Account des Studierenden freischalten (der Accountname ist in der Regel: die ersten sieben oder alle Buchstaben vom Nachnamen + erster Buchstabe vom Vornamen, alles kleingeschrieben)
1.4 (Frank) Falls große Datenmengen benötigt werden, Unterverzeichnis in \nfs\raid5 anlegen, mit dem Namen des Accounts. Sollten die Daten unwichtig aber schnell sein lohnt sich auch ein lokales Verzeichnis auf dem jeweiligen Rechner.
1.5 (Frank bzw. Betreuer) Die Arbeit in der Übersicht Google Sheet eintragen, mit dem voraussichtlichen Ende (mit zwei Monaten Puffer).
2. Ende VorträgsMails soll immer einer schreiben evtl. Heike Damit ein Projekt/Theses beendet werden kann muss folgendes gemacht werden: ist alles im SVN (Betreuer)
Theses: offizielles Start und Ende der Theses eintragen (Betreuer)
schriftlich Arbeit (PDF) und Powerpoint in ForschungsDB eintragen (Heike) Damit sind sie dann auch auf unserer Website
Vortragstermin in Sheet eintragen (Frank, Heike, Betreuer)
Gutachten erstellen (Hannah)
Projekte:
Eintrag auf unserer Website (Heike)
Projektwebseite auf unserer Homepage verlinken (Heike)
Note von Hannah
sind alte Daten aufgeräumt bzw gelöscht z.b. /nfs/raid[1-5] oder lokale Daten? (Betreuer/Frank)
Student in das andere Tabellenblatt (abgeschlossen) umschreiben.
Infos: Bachlorarbeit dauert 3 Monate Masterarbeit 6 Monate
Bachelorarebeit hat 1 Gutachter, Masterarbeit hat 2 Gutachter